Wat Zijn de 5 Whys

Sakys Toyoda's 5 Whys

Wanneer er iets misgaat, vooral in een grote organisatie, kan er een instinct zijn om de vingers te richten en de schuld te verleggen. Dit is waarschijnlijk niet de beste manier om te voorkomen dat het probleem zich in de toekomst zal voordoen. Sakichi Toyoda, de oprichter van Toyota Motor Company, ontwikkelde het "5 Whys" -proces, een type analyse van de oorzaak, om problemen die zich binnen het bedrijf voordeden, op te sporen en op te lossen. Het is sindsdien algemeen toegepast als onderdeel van de lean manufacturing, Kaizen en Six Sigma-methodologie.

Iedereen die ooit rond de drie jaar oud is geweest, herkent meteen de basis van een onderzoek van 5 Whys. Zoals de naam al aangeeft, is het belangrijkste werk van de analyse om te blijven vragen "waarom?" Totdat de oorzaak van een probleem is bereikt. Er is geen regel dat je om vijf uur moet stoppen, maar meestal is binnen vijf herhalingen genoeg.

Stappen van een 5 Whys-analyse

Articuleren het probleem

Voordat je kunt vragen waarom er een probleem is opgetreden, is het nodig om uit te leggen wat het probleem is. Het probleem zou zo specifiek mogelijk moeten zijn zonder het te versimpelen. Deze specificiteit helpt om ervoor te zorgen dat iedereen het eens kan worden over wat het probleem eigenlijk is en om blinde mannen en de olifantensituaties te vermijden.

Naast het alleen maar eens zijn over wat het probleem is, moeten alle betrokkenen, althans op een basisniveau, begrijpen wat het probleem is. Als de formulering van het probleem te technisch is, kan het zijn dat iedereen niet aan de tafel staat. Als het te vaag of te breed is, zal het onderzoek warrig en onproductief worden.

Creëer een causale ketting

Zodra het probleem is geformuleerd, begint het verhoor. Zoals de naam al aangeeft, is dit de kern van het onderzoek. Begin met het probleem, vraag waarom het gebeurde. Het probleem is een effect, probeer de oorzaak ervan te verwoorden.

Het is essentieel dat dit proces langzaam wordt uitgevoerd. Naar conclusies springen, nodigt uit tot fouten en risico's die symptomen en oorzaken samenbrengen. Wanneer deze is voltooid, is elke verbinding logisch verantwoord en kan de oorzaak worden achterhaald door een reeks "en dus" -verklaringen.

Het is noodzakelijk dat elk "waarom?" Wordt beantwoord met een oorzaak die zowel noodzakelijk als voldoende is om de vorige stap te veroorzaken. "Noodzakelijk" betekent dat als het niet voor de oorzaak is, het effect niet zou plaatsvinden. "Voldoende" betekent dat de oorzaak voldoende is om het effect op zichzelf te laten plaatsvinden. Als er geen enkele oorzaak is die voldoende is, kan het nodig zijn om twee parallelle vragen te stellen of een andere methode voor probleemoplossing te overwegen.

Identificeer een root-oorzaak

Na vijf (of zo) herhalingen van "waarom?" Zou een oorzaak moeten worden bereikt. Als de analyse correct is uitgevoerd, zal eliminatie van deze oorzaak de fout in de toekomst voorkomen. Dit kan worden gecontroleerd door te beginnen met de oorzaak en terug te werken aan de oorzaakketen.

De oorzaak moet altijd naar het proces wijzen. Dit is een essentieel, maar vaak over het hoofd gezien aspect van de 5 Whys-methode. Een veel voorkomend gezegde in deze geest is: "mensen falen niet, processen doen". Evenzo is het niet nuttig om te wijzen op oorzaken die buiten onze macht liggen, zoals het de schuld geven van een tornado. Processen vallen onder onze controle. Als de bereikte oorzaak niet kan worden gewijzigd of geen proces is, blijf vragen waarom tot een levensvatbare oorzaak is vastgesteld. In het tornado-voorbeeld zou het volgende antwoord op 'waarom?' Kunnen zijn: 'Onze nood- en noodprocedures waren niet voldoende gericht op natuurrampen.'

Implementeer tegenmaatregelen

Het onderzoek eindigt met het formuleren en inzetten van tegenmaatregelen. Deze moeten worden onderscheiden van eenvoudige "oplossingen". Een oplossing lost dit probleem op, maar is slechts een behandeling, geen remedie. Tegenmaatregelen zijn robuuster en bestaan ​​uit een reeks acties die erop gericht zijn te voorkomen dat de oorzaak opnieuw optreedt.

Als de geplande tegenmaatregel niet haalbaar is, vraag je "waarom?". Het kan zijn dat u niet echt een oorzaak heeft geïdentificeerd die onder uw controle is. Als de tegenmaatregelen duurder of tijdrovender zijn dan het probleem te behandelen, probeer dan het opnieuw te ontwerpen. Tegenmaatregelen moeten zo weinig mogelijk wijzigingen aanbrengen, terwijl de oorzaak nog steeds wordt weggenomen.

Wie vraagt ​​het?

De 5 Whys komt voort uit Toyota's filosofie van Genchi Genbutsu (現 地 現 物), vaak vertaald als "go en see". Dit komt omdat, in tegenstelling tot sommige andere oorzakenanalyses, de 5 Whys is bedoeld om te beginnen met de mensen die zich het dichtst bij het proces bevinden. Het vereist geen speciale vaardigheden of statistische training, alleen een vertrouwdheid met het proces dat wordt overwogen. Zelfs leken kunnen de analyse uitvoeren, met een beetje hulp van experts of referentiemateriaal.

Het is essentieel dat de mensen die vragen "waarom?" De mensen zijn die het systeem kennen dat kapot is. Als de mensen die het onderzoek uitvoeren niet bekend zijn met het proces, zullen ze niet in staat zijn om een ​​robuuste causale keten te bouwen. Dit betekent niet dat het management moet worden uitgesloten van een 5 Whys-onderzoek; ze moeten begrijpen wat er mis is gegaan en zijn belangrijke belanghebbenden bij het ontwerpen en inzetten van tegenmaatregelen. Het management moet echter een stapje terug doen en domeindeskundigen de leiding geven bij de analyse.

Storyboarding 5Waarom analyses

Problemen traceren naar hun oorzaak is een inherent narratief proces. Elke gebeurtenis in de keten van causaliteit is verbonden en zou een coherent verhaal moeten creëren. Storyboards dienen deze inspanningen als denkhulpmiddelen, maar ook om aan stakeholders te communiceren wat er fout is gegaan en hoe het zal worden opgelost. Omdat de oorzaak altijd een proces is en er tegenmaatregelen moeten worden ontworpen om dat proces te verbeteren, zullen de resultaten van een grondig 5 Whys-onderzoek een verhaal zijn van hoe het probleem nooit meer zal voorkomen.

5 Whys / Root Cause Analysesjabloon

Veelgestelde vragen over wat de 5 waarom-vragen zijn

Wat is de 5 Why-methode bij oorzakenanalyse?

De 5 Why-methode is een eenvoudig probleemoplossingshulpmiddel dat inhoudt dat je herhaaldelijk "waarom?" vraagt—meestal vijf keer—om door te dringen tot de oorzaak van een probleem. Het wordt veel gebruikt in lean manufacturing en procesverbetering om onderliggende problemen aan te pakken, niet alleen symptomen.

Hoe kan ik de 5 Why-techniek in mijn klas of school toepassen?

Om de 5 Why te gebruiken in het onderwijs, begin met het duidelijk formuleren van het probleem, en vraag vervolgens "waarom" het is gebeurd. Herhaal het proces tot vijf keer om de oorzaak te ontdekken en maatregelen te bedenken die herhaling voorkomen. Betrek degenen die het dichtst bij het probleem staan voor betere resultaten.

Waarom is het belangrijk om je te richten op het proces in plaats van op mensen bij het gebruik van de 5 Why?

Richten op processen in plaats van op mensen helpt schuld toewijzen te vermijden en systemen te verbeteren. Dit leidt tot duurzamere oplossingen en bevordert een cultuur van continue verbetering, omdat processen onder jouw controle staan, terwijl mensen dat mogelijk niet zijn.

Wat zijn enkele voorbeelden van het gebruik van de 5 Why in onderwijsomgevingen?

Voorbeelden zijn het achterhalen waarom studenten consequent te laat komen, waarom opdrachten niet op tijd worden ingeleverd of waarom technologische storingen plaatsvinden. Door herhaaldelijk "waarom" te vragen, kunnen leraren problemen zoals onduidelijke instructies of gebrek aan toegang identificeren en oplossingen ontwikkelen.

Wat is het verschil tussen oplossingen en tegenmaatregelen bij de 5 Why-analyse?

Oplossingen lossen het directe probleem op, terwijl tegenmaatregelen de oorzaak aanpakken om herhaling te voorkomen. Tegenmaatregelen zijn robuuster en duurzamer, waardoor hetzelfde probleem niet opnieuw optreedt.